PRIVACY VERKLARING VAN YACHT CLUB FLANDRIA VZW

Yacht Club Flandria VZW met zetel te 8000 Brugge, Bargeweg 17, hierna “FLANDRIA” hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring wil FLANDRIA heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens FLANDRIA verzamelt) hoe FLANDRIA omgaat met persoonsgegevens. FLANDRIA doet er alles aan om de privacy van haar (kandidaat)leden, passanten en bezoekers te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. FLANDRIA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat FLANDRIA in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vraagt om uitdrukkelijke toestemming als FLANDRIA deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens van haar (kandidaat)leden, passanten en bezoekers gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van de rechten omtrent de persoonsgegevens van haar (kandidaat)leden, passanten en bezoekers en hen hierop wil wijzen en deze wil respecteren.

FLANDRIA is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Wie na het doornemen van deze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Yacht Club Flandria VZW
Bargeweg 17 – 8000 Brugge
info@yachtclubflandria.be
Tel bestuur +32 (0)478 18 06 52

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, passanten en bezoekers yachthaven en clubhuis, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, klanten en leveranciers van het Clubhuis.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door FLANDRIA verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden.
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van FLANDRIA.
• Verzorgen van opleidingen in watersportverband.
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Ezine (e-mail).
• Occasionele e-mails met een aanbod van activiteiten.
• Samenstelling fotojaarboek.
• Berichtgeving over clubactiviteiten op de website.
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid en/of federaties binnen de watersportbranche.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan FLANDRIA de volgende persoonsgegevens vragen en/of verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres.
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres.
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer.
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit.
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …).
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …).
• Gegevens over het vaartuig van de leden en passanten.

FLANDRIA verzamelt enkel persoonsgegevens die zelf aan haar zijn meegedeeld op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op de website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  FLANDRIA verzamelt geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

FLANDRIA gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze de gegevens heeft verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om een toetredingsaanvraag als (kandidaat)lid te kunnen indienen en om als lid te kunnen worden aanvaard of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. 

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is weigering of uitsluiting van lidmaatschap.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die aan FLANDRIA verstrekt zijn kan zij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maakt FLANDRIA gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

FLANDRIA geeft nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee FLANDRIA geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maakt FLANDRIA hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van opgeslagen persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

FLANDRIA deelt persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Verbonden organisaties in de watersportbranche zoals de federatie/koepel zelf (VVW), de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel etc.
• Partners waarmee FLANDRIA in samenwerking activiteiten organiseert (activiteiten die met twee of meer clubs of in samenwerking met de federatie/koepel of zusterfederaties)
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maakt FLANDRIA uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van opgeslagen persoonsgegevens te waarborgen en dat die gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zal FLANDRIA de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is zoals:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer FLANDRIA hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van FLANDRIA.

• Wanneer FLANDRIA of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij (bijvoorbeeld herstructurering van de VZW of omvorming naar een andere organisatievorm), in welk geval uw persoonsgegevens die FLANDRIA heeft verzameld, één van de overgedragen activa zullen zijn.

Op geen enkel moment verkoopt of verhuurt FLANDRIA opgeslagen persoonsgegevens aan derde partijen.
FLANDRIA geeft opgeslagen contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

FLANDRIA kan opgeslagen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien ons hiervoor (schriftelijk) toestemming verleend is.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

FLANDRIA verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

Bewaartermijn

FLANDRIA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

FLANDRIA verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

Beveiliging van de gegevens

FLANDRIA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om opgeslagen persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
Zo heeft FLANDRIA bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens FLANDRIA van opgeslagen persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• FLANDRIA hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen.
• FLANDRIA pseudonimiseert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Encryptie van de harde schijven van de laptops van FLANDRIA.
• FLANDRIA gebruikt een virusscanner en update deze systematisch en tijdig, en installeerde een ‘firewall’.
• FLANDRIA maakt systematisch back-ups van opgeslagen persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• FLANDRIA test en evalueert op geregelde tijdstippen haar maatregelen, en stelt bij indien nodig.
• De bestuursleden van FLANDRIA zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze bestuursleden wordt toegang verleend tot opgeslagen persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Rechten omtrent opgeslagen persoonsgegevens

• Recht op rectificatie, vervolledigen of update van opgeslagen persoonsgegevens;
• Recht op schrapping van opgeslagen persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (FLANDRIA wijst er in dit kader wel op dat lidmaatschap kan beëindigd worden indien leden bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrappen of laten schrappen);
• Recht op een beperking van de verwerking van opgeslagen persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van opgeslagen persoonsgegevens;

• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van opgeslagen persoonsgegevens.

Klachten

Voor het uitoefenen van privacy rechten gelieve contact op te nemen met info@yachtclubflandria.be.

Wie geen nieuwsbrieven of informatie over de werking en de activiteiten van FLANDRIA meer wenst te ontvangen, kan u zich op elk moment uitschrijven door een e-mail aan info@yachtclubflandria.be.

FLANDRIA wijst er in dit kader wel op dat lidmaatschap kan beëindigd worden indien leden niet verder over de werking van FLANDRIA wensen geïnformeerd te worden.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan de privacyverklaring

FLANDRIA kan haar privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zal FLANDRIA een aankondiging doen op haar website.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Oudere versies van het privacy statement zullen in het archief worden opgeslagen. Deze kunnen op eenvoudig verzoek via e-mail geraadpleegd worden.

Privacyverklaring goedgekeurd door de Raad van bestuur de dato 3 oktober 2018.

Deze Privacyverklaring wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement en gepubliceerd op de website van FLANDRIA.

De raad van bestuur: